好文：一个档案盒装不下一个“件”，如何录入到档案软件？

发布时间：2024年07月06日

以“件”为单位进行文书档案的整理是要遵循一定规则的，如正文与定稿为一件、原件与复制件为一件、正文与附件为一件等。

有的档案的“件”页数很长，达到了几百页，一个档案盒装不下，这时就要装多个档案盒，但是在录入万能档案软件时犯了愁，

“盒号”这个编辑框只能录入或者这样一个数字，如果是装了两个或三个档案盒，想要录入-、-，

就无法录入，此时如果再新增一条档案记录，系统又会提示件号重复，那怎么办呢？其实很简单，

我们在软件中“盒号”那里正常录入一个档案盒号，然后在备注栏里注明同时装了其它盒，同时，

在实体档案盒上，我们也可以做好备注，以提醒档案查找者要在多个档案盒中查找这个档案“件”。

以“件”为单位进行文书档案整理，是为了适应办公自动化环境下文件归档整理工作的需要。 在我们使用万能档案软件的时候，如果某个“件”达到了几百页，一个档案盒装不下，录入档案数据时，

盒号又只能打一个数字，这时候，如果想体现该件装了N个盒，应如何处理呢？本文我们就结合档案软件的操作来讨论一下这个问题，如果有不恰当的地方，

欢迎档案界人士提出宝贵意见。 “件”，是自然形成的单份文件的计量单位，

它有如下几个特点：、它是基于某个事由自然形成的文件；、它的形式是单个独立成册，从实体上看是装订在一起，编辑目录时体现的也是一条目录；

、它是文件归档时的基本保管单位；、每个件要逐页编写顺序号（即页号），归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。